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Una vez que tenemos definido el Plan Estratégico, ineludiblemente surge la
pregunta ¿y ahora qué hacemos con él?
En el fondo todos coinciden en el deseo de que lo que costó tanto esfuerzo
obtener ahora se cumpla, pero ¿cómo?
Algunos guardan el documento celosamente o lo comentan sólo con sus más
allegados, dejando pasar el tiempo mientras se va añejando y se hace caduco.
Otros lo comparten igualmente con algunas personas de confianza consultándolo
de vez en cuando, haciendo referencia a él en juntas esporádicas de comité de
dirección o gerencia, suponiendo que con el simple hecho de comentarlo, los
aludidos se “pondrán el saco” y empezarán a hacer algo para cumplirlo. Algunos
de hecho lo hacen, pero no formalmente.
Dentro de los niveles directivos, hay quienes se llegan a concentrar en
establecer tareas entre su propia gente y deciden tomar las riendas… pero sólo
de algunos temas, los que suponen que les atañen. Incluso hay quienes llegan a
establecer indicadores y buscan la forma de medir el cumplimiento de sus
colaboradores
Pero estos esfuerzos, pocos o muchos, no dejan de ser insuficientes mientras
no se organice una acción común y decidida desde la “cabeza” de la
organización orientada a implementar el Plan.
Y ahora surge una nueva pregunta ¿y cómo hacemos para implementarlo?
Normalmente la respuesta a esta pregunta se le delega a algún personaje
importante dentro de la estructura –a una cabeza de área de nivel dirección o
gerencia- que se avoca a la tarea de investigar sobre el tema. Esto puede
llevar a tomar cualquiera de dos caminos:
a) Dependiendo de la especialidad del área a cuya cabeza se le haya
encomendado dicha tarea, a veces se opta por decidir que internamente
desarrollarán una solución “propia” que les permita lograr el objetivo de
“implementar el plan” con recursos propios.
b) En otros casos, buscarán apoyo externo especializado y estarán dispuestos a
invertir cierto monto de su presupuesto, aunque sin saber cuánto les podrá
costar.
En el caso de la opción a) lo más probable es que acaben invirtiendo un buen
de recursos en su investigación, misma que les llevará a desarrollar un método
casero “apropiado” a sus necesidades que probablemente les resuelva
parcialmente el problema.
Después de un tiempo de prueba –que puede ser largo- seguramente se percatarán
que hace falta una herramienta informática que les facilite el trabajo. Y aquí
pueden tomar cualquiera de dos caminos: decidir construirla nuevamente con
recursos propios o bien adquirir una que ofrezca el mercado; en el primer caso
nuevamente habrá que dedicar una buena cantidad de recursos para investigar y
desarrollar una herramienta propia que finalmente es probable que resulte
insuficiente para medir todo el alcance de su Plan Estratégico.
En el caso de decidir buscar un producto de algún proveedor externo,
obviamente tratarán de que sea el que más “se adecue” al método desarrollado
por ellos, lo cual será realmente muy difícil de conseguir. En el mejor de los
casos puede ser que surja del mercado alguna oferta que les prometa
desarrollar o adecuar algo ya hecho a sus necesidades y acaben automatizando
lo que desde el principio –el método propio desarrollado por ellos mismos- es
ineficiente.
Después de un tiempo normalmente largo, se dan cuenta que invirtieron una
enorme cantidad de recursos en investigación, en realizar pruebas con grupos
piloto, en tratar de desarrollar una herramienta propia para luego adquirir un
producto “híbrido” que al final no sirve, y que finalmente el Plan Estratégico
se ha quedado no solamente sin implementar, sino que además ya es caduco.
¿Aquí qué error se cometió? El haber calculado erróneamente que una tarea de
esta envergadura podía ser solucionada internamente, cuando para ello se
requieren dos expertises: conocimiento y experiencia en metodología práctica,
y tecnología adecuada.
Ahora, también es cierto que algunas organizaciones logran desarrollar una
solución propia que resulta óptima y eficiente, pero seguramente después de
una fuerte inversión de tiempo y dinero, sin contar lo que faltará para
mantenerla actualizada y en constante evolución.
En el caso de la opción b), aquél director o gerente de área que decidió
buscar apoyo externo especializado, por lo pronto es probable que llegue por
Internet a algún sitio con información sobre Balanced Scorecard, Tableros de
Control, Administración por Objetivos o por Resultados, etc. Es bueno revisar
estos sitios para ver qué ofrece el mercado, pero hay que hacerlo con especial
cuidado ya que, como en todos los rubros de los negocios que atraviesan por
modas, la variedad de productos y propuestas es muy diversa, además de que no
faltan los charlatanes.
Revisemos ahora cuatro pasos básicos para la implementación exitosa del Plan
Estratégico:
Primero. Es importante revisar el Plan Estratégico y establecer algunas
reglas básicas para su implementación.
Segundo. Debe existir un método para hacer las cosas y llevar a cabo
una capacitación sistemática para enseñarlo, la improvisación sólo conducirá
irremediablemente al fracaso. Existen muchos métodos, algunos efectivos y
otros no tanto; muchos adolecen de ser incompletos y dejan las cosas a la
mitad, lo que irremediablemente conlleva proceso de la implementación del Plan
Estratégico al fracaso. Si se quiere tener éxito en la cruzada de implementar
el Plan Estratégico, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- Hay que contar con un buen método
- Hay que contar con una buena asesoría
- Hay que contar con una buena herramienta para administrar la
información
- Hay que ser muy persistentes
Un consejo para ser asertivos en esta etapa es seleccionar con mucho
cuidado el método, el asesor y la herramienta. Existe una marcada tendencia en
el mercado a buscar los modelos de moda, las empresas de consultoría con
nombres rimbombantes que “hacen de todo”, y herramientas “certificadas” que
son muy costosas pero resultan poco efectivas.
Tercero. Debe darse un seguimiento exhaustivo y permanente al avance de
la implementación del Plan Estratégico y verificar periódicamente su
cumplimiento. La idea de este seguimiento es tener siempre “el dedo en el
renglón”. Esta es la clave para mantener el enfoque en los objetivos
planteados. Otro aspecto fundamental de esta etapa es la retroalimentación de
los resultados parciales que se van obteniendo, así como del desarrollo de
todo el proceso de medición.
Cuarto. El último paso tiene que ver con manejar ciclos de medición
parciales dentro de los mismos ciclos anuales, ya sean mensuales, bimestrales,
trimestrales o máximo cuatrimestrales en los que se “refresque” todo el
sistema de objetivos.
Algunas premisas que la máxima autoridad de la organización (equipo directivo
o gerencial) deberá tener en cuenta para implementar el Plan Estratégico con
éxito:
- Se debe estar convencido de querer implementar el plan estratégico
- Deben establecerse reglas claras y equitativas para todos los que
participen en el proceso
- Es importante que se difunda de manera inteligente el plan estratégico y
las reglas de operación: para ello hay que tomar en cuenta tiempos y
gradualidad (no se puede exponer todo el contenido del Plan Estratégico a
todo el personal), a través de diseñar estrategias de comunicación
organizacional que se lleven a cabo de manera ordenada y sistemática
- El cumplimiento del Plan Estratégico debe ser por compromiso y no por
imposición; para ello, es fundamental tener la disposición de establecer
acuerdos entre el personal, lo cual conlleva tiempo, pero es más eficaz ya
que conducirá a cada persona a adquirir un entendimiento claro de la
aportación que se espera de ella a través de su función
- Los compromisos deben ser traducidos en términos de objetivos y metas,
que sean medibles, que representen un reto alcanzable y que sean
individuales, es decir, que tengan nombre y apellido; en el sector público
existe una fuerte inclinación a establecer objetivos y metas a “áreas”,
“departamentos” y en el mejor de los casos a “puestos”, lo que no acaba de
cuajar en compromisos reales.
- La implementación del Plan Estratégico es un proceso que requiere
seguimiento, evaluación y retroalimentación de los resultados en forma
permanente
- A partir de la implementación del Plan Estratégico, las decisiones que
se tomen deben ser consecuencia de los resultados que se van obteniendo y
siempre deben ir enfocadas hacia la mejora continua
- Idóneamente debe existir un esquema de reconocimiento por los resultados
obtenidos
- Se debe estar conciente de que la implementación del Plan Estratégico
–si es la primea vez- provocará un cambio organizacional importante.
- Hay que entender que la implementación del plan estratégico es un
proceso de largo plazo; algunas metodologías pueden establecer compromisos e
indicadores rápidamente, pero el seguimiento de su cumplimiento conlleva
muchos obstáculos y detalles que se van salvando y afinando sólo con el
tiempo
*escrito por Jorge Mohar (Consultor Asociado de Zeus Management Consultants)
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