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En cualquier organización, cada persona posee "porciones" de conocimiento sobre el funcionamiento de la organización. Cuando el conocimiento de la actividad está "encerrado" en las cabezas de "expertos" y no es accesible para aquellos que lo necesitan, la productividad se ve gravemente afectada. El impacto de los problemas operativos puede ser devastador, resultando en proyecciones erróneas, defectos en los productos, exceso de costos, usuarios insatisfechos y empleados estresados.

Imagine que sucedería si cada uno tuviera el conocimiento necesario al alcance de sus manos para efectuar tareas de "misión crítica", 24 horas al día, los 365 días del año, sin importar donde estén, sin importar si se quedó en casa ese día. Finalmente es posible.

La solución de captura del conocimiento para el siglo XXI: Zavanta, resuelve aquellos retos de transferencia de conocimiento común, proporcionando a las organizaciones una forma revolucionaria para capturar de manera eficiente el conocimiento y comunicarlo a una gran y diversa audiencia.

Cualquiera puede comunicar fácilmente lo que conoce y como efectúa su trabajo. El conocimiento de su organización es capturado, protegido y accesible. Cada quien sabe lo que tiene que hacer. La transferencia efectiva del conocimiento a través de la organización en finalmente posible.

Recuperación de la Inversión Inmediata

El conocimiento capturado en una Base de Conocimiento "INTELIGENTE" es un activo significativo en su organización. Piense lo que cuesta que una persona clave deje la organización. (Los expertos estiman que reemplazar ese conocimiento cuesta de 2 a 3 veces el salario del empleado). ¿Cuánto cuesta mantener a sus empleados al ritmo deseado? ¿Vale la pena tener la "paz mental" sabiendo que su personal puede responder rápidamente a cualquier emergencia? En muchos casos los beneficios de la captura efectiva del conocimiento son tan significativos que puede recuperar la inversión en un plazo entre dos y seis meses.

Zavanta es la única solución que le proporciona:

- Captura inteligente de conocimiento directamente de los expertos.

- Zavanta facilita al usuario transferir diariamente su conocimiento y asegura que todos los detalles críticos (los tips) y particularidades quedan capturados.

Estandarización garantizada

El conocimiento siempre es comunicado de manera consistente, sin importar quien es el autor. Zavanta supera las ineficiencias de métodos de contenido "no estructurados" como el procesado de textos, aplicando inteligencia y estructura al contenido desde el inicio.


Distribución amigable vía web - instantánea

Con solo presionar un botón, hasta los usuarios novatos pueden generan bases dinámicas de conocimiento en la web. Con la automatización de los sitios web, las actualizaciones pueden ser distribuidas a cientos de personas en minutos, no días. La gente adecuada recibe la información correcta en el momento preciso.

Zavanta es una solución probada, que ya ha sido implementada en más de 500 organizaciones, incluyendo algunas de las mejor gestionadas en el mundo. Los fundamentos del enfoque de Zavanta son una interface de front-end altamente inteligente que accede a una "rica" y estructurada base de datos. Esta interface llamada "Content Overlay" le proporciona al "experto en el tema" el contenido "correcto". Como resultado, los usuarios pueden crear contenido inteligente y efectivo sin darse cuenta. El método de captura es tan sencillo que la mayoría de los usuarios primerizos pueden comunicar como efectuar cualquier tarea en menos de veinte minutos.

Zavanta almacena la entrada del usuario como módulos re-utilizables en una base de conocimientos. Los componentes de contenido son reciclados y combinados para crear sitios web, informes impresos o exportaciones. Zavanta aplica el formato más apropiado para el medio de salida. los usuarios no requieren invertir tiempo para darle formato a los documentos. La monitorización y mantenimiento del contenido es sencillo.

La poderosa automatización de website de Zavanta hace fácil la generación y el mantenimiento dinámico de los websites con un indexado automático y navegación. La inteligencia y estructura de Zavanta aseguran resultados "amigables" a los usuarios. Después de todo, el propósito final es comunicar la información correcta de la manera correcta. Si los visitantes al sitio web se frustran o no pueden encontrar lo que necesitan, todo el tiempo y dinero invertido en capturar la información y desarrollando su website sería un desperdicio.

Usted puede construir bases de conocimiento de su departamento o de la totalidad de su organización incluyendo una variedad de contenidos: procesos, procedimientos, políticas, especificaciones, estándares, descripciones de puestos y más. Zavanta es también una valiosa herramienta para la administración. El uso de filtros junto con sus generadores de informes ayudan a identificar "huecos" de conocimiento, inventario de tareas y procedimientos, identificar "expertos en temas" y rastrear responsabilidades.

El manejo de licencia flotante hace rentable extender la captura de conocimiento a mucha gente, no solo a unos pocos elegidos. Usted puede instalar Zavanta en todos los equipos PCs que desee; el número de usuarios que usted solicite pueden acceder al sistema de manera simultanea. Y con Zavanta la visualización del sitio web es ILIMITADA. Puede crear tantos websites como desee.

Zavanta está disponible en versiones Access o SQL Server incluyendo soporte técnico ilimitado y mantenimiento gratuito por un año.

Características Zavanta

 

Características de Creación de Contenidos (Nuevas Plantillas) y captura inteligente de Conocimiento

·         Los estándares y la ayuda puede ser personalizada a su organización

·         Las reglas de captura de información minimiza la posibilidad de inconsistencias y errores

·         El motor de pasos le ayuda a los “expertos en la materia” a describir acciones o pasos simples o complejos

·         La interfase padre-hijo le ayuda incluso a los novatos a describir rápidamente las instrucciones que son concisas y fáciles de seguir.

·         Permite establecer hiperligas de manera sencilla con elementos dentro de la base de conocimiento o archivos externos

·         Incluya fácilmente gráficas, formatos y texto de otros programas para complementar su contenido

 

Características de Formato y Contenido

·         Fuente única para publicar (.PDF, .RTF or HTML)

·         Estandarización de formato automática

·         Exportación de secciones con selección

·         Los catálogos que usted puede definir y utilizar en los documentos, le ayudan a ahorrar tiempo y asegura la consistencia a entre todos los documentos, lo cual le facilitará mas adelante la búsqueda y mantenimiento.

·         El Glosario de términos y definiciones le permite crear y utilizar un glosario estándar para toda la organización

 

Publicación automática de su sitio web

·         Todo o parte del contenido está automáticamente listo para web

·         Creación instantánea del sitio web

·         Creación automática de sus índices web

·         Estilos web maestros. (usted puede diseñar y personalizar la presentación de la infomación que exporta

·         Le permite actualizar automáticamente su sitio web incluso en horarios fuera de las horas hábiles

 

Creación de Documentos

·         Permite crear, ver, imprimir, publicar en web, distribuir, actualizar, rastrear y administrar documentos de negocios estandarizados

·         Pantallas de Autor

·         Catálogos

·         Tipos y técnicas para escribir mejores documentos

·         Puede incluir gráficas, formas y texto (también video y sonido) de otros programas para apoyar su documento

 

Estandarización de Formato y Contenido

·         Toma los contenidos y crea un documento con formato profesional en segundos

·         No requiere codificación para exportar

·         Puede utilizar catálogos (ahorra tiempo y ayuda a la consistencia)

·         Glosario incluido y compartido

·         Le permite mover y renumerar

·         Resumen de pasos y subpasos

 

Administración y Control de Documentos

·         Le permite crear documentos y mantenerlos en una base de datos central

·         Revisión, rastreo y numeración automática.  Esta utilería automatiza el proceso de creación y grabado de revisiones, mantener rastro de cambios, quien los hizo y asegurando que el contenido mas reciente y completo está siempre reconocible y disponible para todos.

·         Características de revisión y aprobación.  Zavanta le proporciona la posibilidad de asignar equipos de revisión de documentos y administrar el proceso de revisión

·         Zavanta le proporciona la capacidad de ver información general y detallada de los pasos/subpasos

·          Crear automáticamente Lista Maestra de Documentos

·         Filtros de información y reportes le proporcionan a los gerentes información valiosa de las operaciones y ayuda a los administradores a mantener el sistema.  Usted puedes clasificar, ver y generar reportes, por ejemplo:

·         Clasifica documentos por nombre o número

·         Mantiene rastro de dueños, autores y estado de desarrollo

·         Permite establecer fecha de revisión para revisar documentos obsoletos

·         Incluye bitácora de versiones

·         Imprime X de X en cada página

·         Registra en Bitácora y reportes registros relacionados, documentos relacionados y referencias cruzadas

·         Rastrea historia de revisión y autorización

·         Control de documentos incluidos para cumplir con ISO 9000 y otros estándares

 

Búsqueda y Consulta

·         Puede definir y almacenar queries para localizar documentos específicos

·         todos los documentos de un tipo específico,

·         todos los documentos creados después de una fecha determinada,

·         todos los documentos para un departamento,

·         todos los documentos que contengan una palabra,

·         todos los documentos con cierta secuencia, etc.

·         Ejecución instantánea de búsquedas almacenada

·         Impresión de resultados de la búsqueda

·         Crea índices ilimitados basados en los criterios de las búsquedas

·         Conecta fácilmente con “motores de búsqueda” para bibliotecas WEB

 

Mantenimiento y búsqueda y reemplazo Global

·         Permite usar nombre descriptivos

·         documentos almacenados centralmente

·         Documentos fácilmente actualizables

·         Formato estandarizado reduce tiempo de actualización

·         Numeración automática y permite reordenar

·         Búsqueda y reemplazo global

·         Actualiza automáticamente si afecta documentos relacionados

·         Actualiza automáticamente índices de Web y referencias cruzadas

·         Mantiene bitácora de exportaciones y actualiza websites si se borran archivos

·         Almacena bitácoras de actualización y revisión de todos los documentos

·         Le permite calendarizar actualización automática de sitios HTML

 

Sistema Flexible para Numeración de documentos

·         30 caracteres para número de documento

·         Permite identificar rápidamente documentos relacionados usando la secuencia de numeración

·         No obliga a estructura definida de numeración

·         Sincroniza automáticamente si la secuencia de los documentos relacionados cambia

 

Se Adecua a sus estándares y lo define el usuario

·         Le permite incluir el Logo de su Institución y Nombre en impresiones y substituye sus logos en la salida a web

·         Le permite adecuar sus catálogos

·         Le permite adecuar los nombres de campos y etiquetas de reportes de acuerdo a sus preferencias

·         Le permite crear un número ilimitado de Tipos de Documentos Especiales como descripciones de puestos, guías, métodos, boletines, etc.

·         Le permite crear un número ilimitado de subíndices en su Website

·         Le permite definir y almacenar sus propios Queries y categorías para agrupar y clasificar sus documentos

 

Formatos de Salida Flexibles

·         Una fuente única le permite las siguientes salidas:

·         Salidas automáticamente formateadas en “papel “ en Rich Text Format (.RTF) para documentos en MS WORD®.

·         Salida HTML para visualizarlos con browsers en su red, Intranet o Internet

·         Salida PDF para visualizar con Adobe Acrobat®

 

Opciones Poderosas para reportes

·         Imprima selectivamente cualquier elemento de su Base de Conocimiento

·         Imprima selectivamente secciones de documentos basado en sus necesidades y preferencias

·         Casillas opcionales Yes/No para Reportes de Auditoría

·         Reporte de Lista Maestra de Documentos se genera y actualiza automáticamente

·         Reporte de Referencias Cruzadas muestra documentos relacionados y ligas externas para cada documento en el sistema

·         Reporte de Administración de Gráficas muestra lista de gráficas u objetos insertados en cada documento

·         El Reporte de Documentos para Revisión le recuerda de las revisiones programadas y de mantenimiento

·         Las etiquetas y encabezados le muestran todos los campos y secciones para todos los tipos de documentos en el Sistema

 

Ligas y Referencias Cruzadas

·         Le permite insertar automáticamente las referencias cruzadas a otros documentos del ProcedureWRITE o documentos externos, formas, dibujos, etc.

·         Le permite la inserción de URL://  y ligas para la exportación de HTML

·         Incluye una utilería para cambiar/actualizar globalmente las referencias cruzadas a través de los documentos y/o Catálogos

·         Reporte de Referencias Cruzadas lista todos los documentos relacionados y ligas externas para cada documento

·         Le permite incorporar documentos existentes en el website a través de referencias cruzadas – sin necesidad de convertir todos los documentos

 

Seguridad

·         Sistemas de Autor y Distribución separados, documentos protegidos

·         Passwords para documentos individuales para proteger privacía

·         Password del Administrador del Sistema para restringir acceso a modificar reportes, exportación HTML, modificación de catálogos y funciones de utilería del sistemaSeguridad a Nivel Usuario y Grupo.

·         El administrador establece perfiles/grupos y asigna a usuarios específicos a grupos.

·         Permisos a funciones específicas, opciones de formato y restricciones a ciertos contenidos (Gold Edition)

 

Sistema de Ayuda en Línea

·         Fácil de aprender  (Ayuda y tutorial siempre activos)

·         Ayuda y consejos le explica como trabajar con los tipos de documentos pantalla por pantalla y campo por campo

·         Guía de escritura le proporciona tips y ayuda en la escritura de procedimientos y otros documentos

·         Con el la edición Content Overlay Designer™ edition, usted puede personalizar completamente la ayuda en línea para su organización.

 

Compatibilidad y facilidad de implementación

·         No desplaza el software existente, compatible con MS WORD, browsers de HTML, paquetes gráficos y redes

·         No está limitado a un solo estándar o aplicación

·         puede ser utilizado en cada departamento para cualquier aplicación

·         configuraciones aisladas y en red (ambas soportadas)

·         Escalable para organizaciones de cualquier tamaño

·         La base de datos es fácilmente escalable, disponible en Access o Microsoft SQL Server version.

 

 

Personalización y definición por usuario

·          Diseñador de Contenidos (Content Overlay Designer™)  Los contenidos son completamente personalizables, lo cual le permite a los expertos de negocio / industria para desarrollar aplicaciones para los usuarios, clientes y colegas.  Cuando usted crea o cambia una plantilla, la estructura de la base de datos que almacena e indexa la información lo hace automáticamente, ahorrándole tiempo y el gasto de crear su propia base de conocimiento.

·          Le permite personalizar todos los catálogos de acuerdo a sus necesidades y preferencias

·          Le permite personalizar los campos de cada pantalla, asi como las etiquetas de reportes de acuerdo a sus preferencias

·          Le permite crear un número ilimitado de de tipos de documentos tales como descripciones de puestos, guía, métodos, boletines, manuales de calidad, manuales de organización, manuales de usuario, etc.

·          Le permite crear un número ilimitado de subíndices personalizados a su sitio web

·          Le permite definir y almacenar sus propios filtros y categorías para agrupar y clasificar documentos

·          Le permite incluir el logo nombre de su organización en reportes e incluir sus propios logos y banners en sus páginas HTML

 

Requerimientos:

 

Cliente:

Windows (Microsoft Windows® NT, (service pack 6) , Microsoft Windows® 2000 , Microsoft Windows® XP , Microsoft Windows® ME )

Microsoft Internet Explorer™ 5.0 o mas reciente

128MB RAM mínimo - 256MB RAM recomendado

Procesador 200 MHz o mayor; 60MB en disco

 

Servidor

Procesador 200 MHz Pentium mínimo

256 MB RAM, 1GB en disco.

Versiones Access y SQL

En el caso de una instalación SQL: SQL Server v7.0 o mayor