Es indispensable en
la actualidad un Sistema que nos brinde apoyo para la Administración de Datos y
Documentos, software que permita tener eficiencia tanto en control así como en
el manejo de los documentos incorporados a un Sistema de Gestión.
Ofrecemos con el
fin de llevar una adecuada dirección de su negocio es un Software aplicado para
la Administración de Datos, Documentos y Mejora Continua, que satisfaga las
exigencias en la Administración de un Sistema de Gestión proporcionándole un
ahorro de tiempo y mayor seguridad en el control de documentos, además de una
amplia confiabilidad en los recursos utilizados por su empresa.
El software para la
aplicación de la administración de datos y documentos SADD, provee de un ahorro
de tiempo y mayor seguridad en el control de documentos, además de una amplia
confiabilidad en los recursos utilizados en su sistema de gestión.
Beneficios
Brindando un total
apoyo a la creación y administración los datos, documentos y registros que se
generan en un sistema de gestión, como puede ser ISO 9000, ISO 14 000, NOM 059,
NOM. 17025, NOM 17021, QS. Mediante una herramienta informática que permita el
absoluto control de los mismos.
• Eliminación del
Papel:
Facilita y agiliza
las tareas administrativas mediante la eliminación de los registros en papel.
• Centralización de
la Información:
La gestión de toda
la información de relevancia se realiza desde un único soporte y una única base
de datos.
• Entorno
Colaborativo:
Potenciación del
flujo interno de comunicación a todos los niveles y la involucración de todo el
personal.
• Control:
Facilita conocer y
evaluar los resultados de manera que se puedan aplicar medidas correctivas
cuando no se ajusten a las previsiones.
• Agilidad:
Facilita la
obtención, de manera rápida y sencilla de todo tipo de datos.
• Eficacia:
Aumenta la eficacia
en la gestión de la información debido a la centralización de la misma.
Un sistema de control documental
es eficaz si cada vez que alguien necesita consultar algún documento se
cumplen las siguientes condiciones
-
Tiene una seguridad del 100% de que es la versión
más actualizada y aprobada.
-
Una vez consultado, siempre queda disponible y sin
alteraciones para otras personas.
-
Siempre sabe dónde está y no tarda más de 30
segundos en localizarlo.
Estructura
MÓDULO PANEL DE
CONTROL.- Este módulo permite dar de alta los siguientes elementos: Empresa,
Áreas, Procesos, Puestos, Empleados, Niveles de Acceso y Tipo de Documentos a
utilizar dentro del sistema. En dicho módulo, se podrá determinar los niveles de
acceso para los usuarios del sistema, restringiendo el acceso total o mostrando
el sistema para sólo su consulta.
-
Niveles de
Acceso.
-
Definición
de Estructura Documental.
-
Información
de los Catálogos de Áreas y Puestos.
-
Alta de
Usuarios del sistema.
-
Alta de
Procesos de la Empresa.
-
Alta de
datos Generales de la Empresa
MÓDULO CONTROL
DE DOCUMENTOS.- Este módulo permite al personal que se asigne dar de alta
los documentos internos, externos, así como asignar los responsables de
Elaborar, Revisar, Aprobar y Consultar los documentos y liberar y consultar el
estatus de los documentos.
MÓDULO USUARIOS.-
Por medio de este módulo, el personal que se asigne podrá crear, modificar,
revisar y aprobar los documentos previa asignación en cada una de las etapas del
documento. El sistema soporta crear cualquier tipo de documento de cualquier
programa que se tenga instalado en la computadora. Los documentos se encuentran
resguardados en la Base de datos del sistema por lo que los archivos que el
sistema utilice no podrán ser modificados sin que sea por medio de este, con
ello se garantiza la custodia de los documentos.
En las etapas de
Revisión, Aprobación y Consulta los documentos no podrán ser modificados por los
usuarios, ya que el sistema descargará una copia fiel del archivo y se mantendrá
intacto el original en la Base de datos.
-
Crear o
Modificar
-
Revisar
-
Aprobar
-
Capacitar
-
Consultar
-
Registros
MÓDULO CONTROL
DE NO CONFORMIDADES.- Con esté modulo el personal de la organización podrá
identificar y llevar el control de todas la no conformidades como son (Productos
no conformes, Quejas de los clientes externos, Quejas de los clientes internos),
así como identificar y eliminar sus causas raíz con Acciones Correctivas, además
de identificar problemas potenciales con las Acciones Preventivas.
-
Producto no
Conforme
-
Producto no
Conforme Después de la Entrega
-
Comunicación Interna y Externa
-
SAC de
Auditorías Internas y Externas
-
Acciones
Correctivas
-
Acciones
Preventivas
-
Status de
No Conformidades
MÓDULO CONTROL
DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES.- Por medio de este módulo; se podrá
identificar y seleccionar a los proveedores aceptados, además de tener
estadísticas de las entregas, evaluaciones y reevaluaciones de los proveedores,
así como identificar que insumos son los que podrían estar afectando el proceso
clave de la organización.
CARACTERÍSTICAS DE LA PLATAFORMA PARA EL USUARIO
Desarrollado en la
plataforma .NET lo cual evita conflictos con las aplicaciones que se encuentren
instaladas en los equipos.
Base de Datos SQL
Server 2000 (En donde se almacenarán los documentos y la información de los
mismos por lo que los documentos estarán debidamente resguardados).
Un desempeño de
alta velocidad del programa utilizando la plataforma .NET.
Instalación sin
complicaciones ni modificaciones de versiones de librerías de Windows.
Limpieza en el
Registro de Windows evitando así que los equipos se vuelvan lentos al estar
utilizando archivos temporales.
Tareas que
automatiza
-
Control de
la documentación del SGC
-
Asignación/elaboración, revisión, autorización y consulta de los
documentos de manera sencilla y práctica.
-
Control de
privilegios de acceso al sistema y a los documentos que los integran.
-
Elaboración
y Control de registros del SGC
-
Control de
no conformidades del SGC
Información que
proporciona
-
Reporte de
las áreas de la organización
-
Reporte de
los puestos de la organización
-
Reporte de
los empleados de la organización
-
Listado
Maestro de Documentos Internos
-
Listado
Maestro de Documentos Externos
-
Listado
Maestro de Registros
-
Reporte de
documentos internos
-
Reporte del
documento con sus anexos y registros
-
Reporte del
documento y los criterios de la norma en los que se ve involucrado
-
Impresión
de carátulas con el número de copia controlada
-
Listado de
documentos en la etapa de elaboración
-
Listado de
documentos en la etapa de revisión
-
Listado de
documentos en la etapa de aprobación
-
Listado de
documentos en la etapa de capacitación
-
Listado de
documentos en la etapa de liberación
-
Reporte de
documentos obsoletos y sus versiones
-
Concentrados mensuales, quincenales, semanales de:
-
No
conformidades en recepción
-
Producto no conforme
-
Producto no conforme después de la entrega
-
Comunicación Interna
-
Comunicación Externa
-
Acciones Correctivas
-
Acciones Preventivas
-
SAC de
auditoría interna
-
SAC de
auditoría externa
-
Reporte
de comportamiento del proveedor por insumo
-
Reporte
de proveedor con sus insumos
-
Reporte
de estatus del proveedor
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